営業の人手不足を解消する方法｜原因の切り分けから

この記事の結論

営業の人手不足は、採用ではなく原因の切り分けと定型工数の削減から着手すると、少人数でも対処できます。

「求人を出しても応募が来ない」「今いるメンバーだけで新規開拓と既存対応を回している」。営業責任者・経営者からこうした相談を受けることが増えています。採用市場では若手・経験者ともに競争が激しく、中小企業が広告費をかけて募集しても、思うように人が集まらない状況が続いています。少人数のまま新規開拓と既存対応を両立させなければならないという状況は、業種を問わず多くの企業に共通しています。

人を増やせないなら、今いる人員でどこまで対処できるかを考える必要があります。採用に踏み切る前に、まず自社の人手不足がどんな原因で起きているかを切り分けることが欠かせません。原因を見誤ったまま採用だけで埋めようとすると、根本の課題が残ったまま人員だけが増え、教育の負荷がさらに現場を圧迫することもあります。

特に従業員数十名規模の企業では、営業責任者自身が商談や既存顧客対応と並行して、採用活動や日々のマネジメントまで担っていることが珍しくありません。人手不足への対処に十分な時間を割けないまま、目先の業務に追われ続けているケースも多く見られます。だからこそ、時間のかかる採用よりも先に、今すぐ着手できる対処から始めることに意味があります。着手のハードルが低い対処から順に取り組み、少しずつ現場の余力を取り戻していくことが、結果的に採用活動にも時間を割けるようになる近道です。

この記事では、営業の人手不足が起きる原因を切り分けたうえで、採用に頼らない対処の方向性を整理します。そのうえで、どの解説記事もあまり触れていない論点として、営業が個別に資料を送付・説明していた定型工数を仕組みで肩代わりする方法まで具体的に扱います。採用の予算や時間が限られている企業ほど、この後半の内容が着手しやすい対処になります。リード獲得の手法全般はBtoBリード獲得 完全ガイド｜手法・業種別施策でも整理しています。

営業の人手不足はなぜ起きる？

営業の人手不足は「人数が足りない」の一言で片づけられがちですが、実際には性質の異なる複数の原因が絡み合って現れます。原因を切り分けずに採用だけで埋めようとすると、根本の課題が残ったまま人員だけが増える結果になりかねません。

中小企業では、この5つの原因が単独ではなく組み合わさって現れるのが一般的です。1つの症状の裏に複数の原因が潜んでいることも珍しくありません。たとえば採用がうまくいかない背景に離職の多さがあり、離職の背景に既存メンバーへの過重負荷があるといった連鎖です。過重負荷の背景を掘り下げると、日常的な問い合わせ対応や資料送付といった定型作業に時間が取られ、商談や提案に手が回っていないケースも少なくありません。

自社がどの原因に該当するかを洗い出すには、まず営業担当者の1週間の業務時間を大まかにでも棚卸しすることから始めます。難しく考えず、メモ書き程度で十分です。商談・提案の時間、事務作業の時間、資料の準備や送付の時間を分けて見てみると、想像以上に定型作業の比重が大きいことに気づく企業が多くあります。

原因を切り分けるためのチェック項目

自己診断として、次のような問いを営業責任者自身に投げかけてみると、どの原因が強く効いているかが見えやすくなります。

• 求人への応募数そのものが少ないか、応募はあるが選考が進まないか（採用難）
• 直近1年で退職した営業担当者は何人いるか、退職理由に共通点はあるか（離職）
• 新人が1人で商談を任せられるまで何か月かかっているか（育成不足）
• 営業担当者の1日のうち、事務作業や資料対応に費やす時間はどれくらいか（過重負荷）
• 特定の担当者しか答えられない質問や、特定の担当者しか出せない資料はあるか（属人化）

これらの問いに答えていくと、採用の失敗だと思っていた課題が、実は過重負荷や属人化から発生していたと気づくことがあります。原因を正しく切り分けることが、次に紹介する対処法を選ぶ判断材料になります。1人で判断が難しければ、営業担当者本人にも同じ問いを投げかけ、現場の実感と経営側の見立てをすり合わせておくと、対処の優先順位を誤りにくくなります。

営業の人手不足を放置するとどうなる？

人手不足を放置すると、対応が後手に回る領域から悪循環が始まります。最初は小さなほころびでも、時間の経過とともに広がっていきます。新規の問い合わせに手が回らなくなり、機会損失が増えます。展示会で獲得した名刺のフォローが数週間後になる、資料請求への返信が翌日以降になるといった遅延が起きがちです。見込み客の熱量が下がった状態での対応につながり、成約率を下げる要因になります。

並行して既存顧客のフォローも手薄になります。新規開拓に人手を割かれるほど既存顧客への定期的な接触が減り、解約や離反のリスクが高まります。特に中小企業では、既存顧客からの紹介や継続受注が売上の土台になっていることが多く、この手薄化は経営への影響が大きくなりがちです。

新規開拓と既存対応のどちらを優先するかという二者択一に迫られること自体が、人手不足のサインです。本来であれば両方に十分な時間を割きたいところですが、限られた人数ではどちらかを犠牲にせざるを得ません。この状態が数か月続くと、犠牲にした側の数字が徐々に悪化し、経営者が気づいたときには立て直しに時間がかかる規模になっていることもあります。

さらに深刻なのは、残ったメンバーへの負荷集中です。抜けた穴を少人数でカバーする状態が続くと、疲弊したメンバーがさらに離職し、残った人数がまた減るという負のスパイラルに陥ります。人手不足は放置すればするほど、次にとれる対処の選択肢を狭めていきます。早い段階で「何を削れるか」に着手することが、悪循環を止める起点になります。

このスパイラルが厄介なのは、忙しさの中身が見えにくいことです。営業担当者自身も「商談で忙しい」と「事務作業で忙しい」を区別せずに報告しがちで、経営者側からは何が負荷の正体かが把握しづらくなります。放置を避けるためには、負荷の正体を分解して見える化することが、対処の前提になります。

採用だけに頼らず人手不足に対処する4つの方向性

採用による人員増強は根本解決の1つですが、時間もコストもかかり、即効性がありません。求人媒体への掲載から内定・入社、さらに戦力化までを考えると、数か月から半年以上かかることも珍しくありません。採用と並行して、今いる人員でできる対処を進める必要があります。ここでは代表的な4つの方向性を紹介します。それぞれ効果の出方や向いている状況が異なるため、自社の原因や規模に合わせて選ぶことが重要です。

業務を仕分けて営業でなくてもできる作業を切り出す

営業担当者の業務には、商談や提案のような「営業でなければできない仕事」と、資料の準備・送付や日程調整のような「誰でもできる定型作業」が混在しています。まず自分たちの業務を棚卸しし、定型作業を切り出せないか検討することが、最も着手しやすい対処です。切り出した作業を仕組みやツールに置き換えられれば、追加の人員を用意しなくても営業担当者の可処分時間を増やせます。

棚卸しの際は、1週間分でよいので業務の内訳を時間単位でメモすることをおすすめします。感覚では「商談中心」だと思っていても、実際に書き出すと事務作業や資料対応が想像以上の割合を占めていることが少なくありません。切り出した作業は、必ずしも人に渡す必要はなく、仕組みやツールに置き換えることでも人員を増やさずに対処できます。加えて、闇雲に案件を広げず狙う企業を絞り込むABMとは｜意味と始め方をわかりやすく解説の考え方も、少人数体制の負荷を抑える方向性の1つです。

インサイドセールスで商談前の工程を分業する

商談化前の見込み客対応（問い合わせ対応・資料送付・アポ調整）を専任担当や外部委託に切り出し、フィールドセールスは商談に専念する分業体制です。少人数でも役割を分けることで、1人あたりの負荷を下げられます。ただし、分業できるだけの案件数と人員規模がある企業向けの対処であり、実質1〜2名で営業を回している企業では体制そのものを組みにくい場合もあります。役割の切り分け方はBDRとSDRの違いとは？役割分担と組織設計を解説が参考になります。

分業を検討する際は、まず商談化前の業務量がどれくらいあるかを見積もることが出発点になります。問い合わせ件数が月に数件程度であれば、専任担当を置くよりも、営業担当者が自分で対応しつつ定型作業だけを減らすほうが投資対効果は高くなりやすいです。案件数が一定以上に増えてきたタイミングで、分業の検討に切り替えるのが現実的な進め方です。

営業支援ツールで定型作業を減らす

SFA・CRMなどの営業支援ツールは、案件管理や進捗共有を効率化し、報告業務にかかる時間を減らします。導入・定着には一定の学習コストがかかるため、現場が使いこなせる範囲で段階的に導入するのが実践的です。ツールを入れただけで満足し、運用が追いつかず形骸化するケースもあるため、まずは1〜2機能から使い始めて定着させることをおすすめします。

多機能なツールほど初期設定に時間がかかり、少人数の現場では設定作業自体が新たな負担になることもあります。まずは案件管理や日報など、日常的に使う機能から導入し、運用が定着してから機能を広げていくと、現場の反発を招きにくくなります。

人材派遣・営業代行で一時的に補う

即戦力を短期間で確保したい場合は、人材派遣や営業代行の活用が選択肢になります。費用は業務範囲や契約形態によって差が大きく、一般的な目安として紹介されている水準はあります。ただし自社の商材・エリア・案件難易度によって実際のコストは変わります。継続的な体制構築というより、繁忙期や一時的な欠員の穴埋めに向いた手段です。

契約前に、どの業務範囲を任せるかを明確にしておくことが重要です。商談まで任せるのか、アポ取得までなのかによって、費用も成果の出方も変わります。範囲を曖昧にしたまま契約すると、期待していた成果が得られず、結果的に社内の負荷がそのまま残ることもあります。

原因別にどの対処法が効きやすいか

4つの対処法は、どれも万能ではありません。自社の主な原因に合わせて優先順位をつけると、限られたリソースを効果の出やすい対処に集中できます。

過重負荷と属人化が主な原因の場合、資料送付など定型工数の削減が最も即効性のある対処になります。採用難や離職が主な原因の場合も、定型作業を削って現場の負荷を下げることが、離職の抑止や採用条件の改善につながる土台になります。

たとえば「残業が多い」「休みが取りにくい」という理由で離職が続いている企業では、定型作業を減らして労働時間を短縮することが、離職の抑止に直接効きます。採用条件を見直して求人票を魅力的にしても、実際の労働環境が変わらなければ、入社後にまた同じ理由で離職が起きるおそれがあります。原因の根っこにある業務量そのものを見直すことが、他の対処の効果を高める土台になります。

差別化：資料送付という定型工数が営業を圧迫している

上記4つの方向性は、どれも「人を増やす」か「体制・ツールを整える」かのどちらかに寄っています。しかし少人数の営業体制でまず削れるのは、もっと地味な定型作業です。見込み客から資料を求められるたびに、営業担当者がメールに PDF を添付して個別送信している工数がその代表です。

サービス資料・事例集・提案資料を求められる場面は、展示会後のフォロー、問い合わせ対応、商談後のリマインドなど日常的に発生します。1件あたりの対応は数分でも、件数が積み重なると営業時間を圧迫します。誰にいつ何を送ったかが個人のメール履歴にしか残らないと、担当者が抜けた瞬間に引き継げなくなる属人化の温床にもなります。

この定型工数には、もう1つ見落とされがちな性質があります。日々の忙しさの中では気づきにくい部分ですが、少し立ち止まって考えると見えてきます。営業でなければできない作業ではないのに、営業担当者本人が抱え込みやすいという点です。相手の業種に合わせて資料を選ぶ判断には営業の知見が必要ですが、資料が決まったあとの送付作業そのものには専門性が要りません。この「営業の知見が要る部分」と「要らない部分」を切り分けずに一緒くたに抱えていることが、過重負荷の一因になっています。

この工数は、採用でも営業支援ツールの導入でも直接は解消されません。SFA・CRMは案件管理を効率化しますが、資料を1件ずつ送る作業自体はなくなりません。人材派遣や営業代行を入れても、資料送付という業務フローが残ったままでは、増えた人員がその作業に費やされるだけになります。ここに、少人数の営業体制でもすぐ着手できる余地があります。

たとえば、営業担当者が数名しかいない設備メーカーを想定してみます。展示会で名刺交換した見込み客から「カタログを送ってほしい」という連絡が来るたびに、担当者はメールを開き、対象のPDFを探し、宛先を確認して送信します。1件あたりは5分程度でも、繁忙期には1日に何件も発生し、その積み重ねが商談準備の時間を圧迫します。さらに送付履歴が担当者個人のメールボックスにしか残らないため、担当者が休んだ日は代わりに対応できる人がいない、という状況も起きがちです。配布物と送付履歴を営業担当者の頭の中や個人のメールから切り離すことが、この工数を減らす出発点になります。

同じことは士業やコンサルティングなど、資料そのものが商品説明を兼ねる業種にも当てはまります。制度解説資料や提案資料を求められるたびに個別対応していると、対応件数が増えるほど本業である相談・提案の時間が削られていきます。業種を問わず、繰り返し発生する定型作業を切り離せるかどうかが、少人数の営業体制の余力を左右します。

資料をURL1本で配れる状態を作る

資料送付を仕組み化する方法の1つが、資料のアップロードだけで公開ページを発行し、営業はそのURLを送るだけにする、という考え方です。添付ファイルを都度用意する手間がなくなり、送付履歴も個人のメールに依存しなくなります。

DocLead では、PDFをアップロードするだけでリード獲得フォーム付きの公開ページを発行できます。サービス資料・事例集・提案資料を登録しておけば、営業は添付ファイルを準備する代わりに、公開ページのURLを案内するだけで済みます。メールでもチャットでも、URLを貼るだけで資料の案内が完結します。

登録の作業自体も、エンジニアやマーケ専任がいなくても営業責任者だけで完結できる操作です。資料が増えたときの追加登録も同じ手順で済むため、資料の種類が増えても運用の手間が積み上がりにくいのも利点です。展示会前にまとめて資料を登録しておけば、当日から会場で使う配布URLをすぐに案内できます。

送信後の対応も仕組み化できる

資料を渡すだけでなく、渡したあとの動きも仕組み化できると、確認連絡の手間まで減らせます。訪問者が資料をダウンロードすると配布者に通知が届き、ダウンロード自体は自動と手動ボタンの二段構えで行われます。営業が個別に「資料をお送りしました」と確認の連絡を入れる必要がなくなり、見込み客が資料を受け取ったかどうかも通知で把握できます。

少人数の営業体制では、資料を送ったこと自体を忘れてしまい、フォローのタイミングを逃すことも起きがちです。ダウンロードの通知が届く仕組みがあれば、フォローすべきタイミングを見込み客の行動から自然に知ることができ、営業側が能動的に思い出す負担を減らせます。管理表を別途つけたり、リマインダーを自分で設定したりする手間もかかりません。

資料ごとにフォーム項目を調整する

資料の種類によって、事前に聞いておきたい情報は変わります。サービス資料であれば会社名とメールアドレスだけで十分な場合もあれば、提案資料であれば検討中の課題を一言添えてもらいたい場合もあります。DocLead では、フォーム項目を後から増減して調整できるため、資料の種類に応じて聞く項目を最小限に絞り込めます。項目を減らしても過去の回答は残るため、あとから項目数を調整しても運用に支障が出ません。

項目数は少ないほど離脱が減り、ダウンロードまで到達しやすくなります。一方で、営業が事前に把握しておきたい情報が全く取れないと、商談前の準備に時間がかかってしまいます。少人数の営業体制では、必要最小限の項目に絞りつつ、あとから商談で直接ヒアリングする前提で設計するのが現実的なバランスです。運用しながら項目を調整できる仕組みであれば、最初から完璧な設計を目指す必要もありません。まずは氏名・会社名・メールアドレスなど最低限の項目から始め、運用しながら必要に応じて増やしていく進め方でも十分機能します。

この仕組みが効くのは、人を増やせない前提の企業ほどです。営業が1件ずつ対応していた工数を減らせれば、空いた時間を商談や既存顧客対応に回せます。人手不足を「人を増やして解決する」のではなく、「増やさなくても回る状態を作る」方向の対処です。

資料配布を仕組み化する際に注意すること

定型工数を削る仕組みを導入しても、運用の設計を誤ると効果が薄まります。仕組みを入れること自体が目的化してしまうと、かえって現場の作業が増えることもあります。特に少人数の営業体制では、次の3点を押さえておくと導入後のつまずきを防げます。

1. 既存の営業フローを大きく変えず、資料送付の部分だけを置き換える。フロー全体を一度に変えようとすると現場の抵抗が大きくなります。
2. 誰が資料を最新化するかを決めておく。担当者が不在でも資料の差し替えができる状態にしておくと、属人化の再発を防げます。
3. 効果が出ているかを定期的に振り返る仕組みを併せて用意する。導入して終わりにせず、実際に工数が減っているかを確認します。

1点目は特に重要です。営業担当者は日々の業務に慣れているため、新しい手順が1つ増えるだけでも「前のほうが早かった」と感じやすいものです。変更する範囲を資料送付だけに絞り、それ以外の商談準備や提案の進め方はこれまで通りにしておくと、現場の抵抗を最小限に抑えられます。

2点目は、仕組みを導入した直後だけでなく、運用が数か月続いたあとにも効いてきます。価格改定や実績更新のたびに資料を差し替える作業が発生しますが、担当を決めておかないと、古い資料が公開されたままになる事態も起こりえます。差し替えの担当と頻度をあらかじめ決めておくことが、仕組みを長く機能させるコツです。四半期ごとなど、資料を見直すタイミングをあらかじめ決めておくと、更新漏れを防ぎやすくなります。

これらを押さえたうえで導入すれば、少人数の営業体制でも無理なく定着させられます。

少人数の営業体制で今日からできる進め方

原因の切り分けから定型工数の削減まで、少人数でも次の順番で着手できます。

1. 自社の人手不足がどの原因（採用難・離職・育成不足・過重負荷・属人化）に当たるかを洗い出す
2. 営業担当者の業務のうち、誰でもできる定型作業（資料送付・日程調整など）を切り出す
3. 資料送付を仕組み化し、問い合わせ対応にかかる時間を削減する
4. 配布した資料の効果を測定し、次にどの原因へ対処すべきか判断する

展示会・SNS・メルマガなど配布チャネルが複数ある場合は、チャネルを選ぶだけでUTM付きの計測URLを作成できます。どの経路からの反響が多いかをあとから振り返れます。少人数の体制ほど、限られた時間をどのチャネルに割くべきかの判断材料が重要になります。

4つのステップは、一度に全部を完璧に整える必要はありません。まず主要な原因を特定し、最も時間を取られている定型作業を1つだけ選んで仕組み化するところから始めるのが現実的です。小さく始めて効果を確認しながら、対象範囲を広げていく進め方が少人数の体制には向いています。

獲得効果をダッシュボードで確認する

仕組み化した施策が実際に効果を出しているかは、数字で確認しないと判断できません。PV・リード数・CVRを資料別・期間別にダッシュボードで確認できれば、どの資料がよく見られ、どの資料が問い合わせにつながっているかを把握できます。少人数の営業体制では分析に時間をかけられないことが多いため、画面を開くだけで数字が見える状態にしておくことが、次の一手を判断する近道になります。

あるチャネルのPVが多いのにリード獲得につながらない場合は、フォーム項目が多すぎる、資料のタイトルが期待と合っていないといった課題が考えられます。逆にPVが少ないチャネルは、そもそも露出を増やす余地があるかもしれません。数字を見ながら小さく改善を重ねられる状態を作っておくと、限られた時間で効果的な打ち手を選びやすくなります。月に一度、数字を振り返る時間を5分でも確保しておくだけで、勘に頼らない判断がしやすくなります。

よくある質問

採用と仕組み化、どちらを先にすべき？

採用は時間がかかるため、並行して仕組み化から着手するのが現実的です。仕組み化で空いた時間を、採用活動そのものや既存顧客対応に振り向けられます。採用が決まってからでは、その間の負荷を現場が抱え続けることになります。仕組み化にかかる時間は多くの場合、採用にかかる時間よりずっと短く、着手のハードルも低いことが多いです。

少人数でもインサイドセールス分業はできる？

案件数と人員規模によります。実質1〜2名で営業を回している場合は役割を分けるだけの余力がないため、まずは定型作業の切り出しから始めるほうが着手しやすいです。案件数が増えてきた段階で分業を検討するのが現実的な順番です。分業の判断に迷ったときは、まず定型作業を減らしてみて、それでも対応しきれない業務量が残るかどうかを確認してから決めても遅くありません。

営業代行との違いは？

営業代行は人的リソースそのものを外部から補う手段です。資料送付の仕組み化は人を増やさずに既存の対応工数を減らす手段で、両者は代替関係ではなく併用できます。営業代行を使う場合でも、資料送付が仕組み化されていれば代行先の立ち上がりも早くなります。委託先に案内すべき資料と手順が整理されていることは、引き継ぎの負担を減らすことにも直結します。

定型作業を切り出す際、まず何から着手すればいい？

最も件数が多く、かつ専門性が要らない作業から着手するのが基本です。多くの企業では資料送付がこれに当てはまります。件数が多いほど削減効果を実感しやすく、社内の理解も得やすいためです。効果を確認できたら、日程調整や見積書の作成など、他の定型作業にも横展開していきます。焦らず1つずつ丁寧に進めることが結果的に近道になります。最初から複数の作業を同時に変えようとすると、どの変更が効果を出したのか分からなくなるため、1つずつ順番に着手するほうが検証しやすくなります。

資料をURLで送ると相手に手抜きだと思われない？

添付ファイルとURL案内は、相手にとって受け取りやすさが変わるだけで、丁寧さの差にはなりません。むしろURLであればスマートフォンからも開きやすく、ファイル容量を気にせず受け取れる分、相手の負担は下がります。案内メールの文面を工夫すれば、URLでの送付でも十分丁寧な印象を保てます。BtoBの現場では、資料請求後にダウンロードページのURLが届くことはすでに一般的な体験です。URL案内自体を不自然に感じる相手はほとんどいません。

無料でどこまで始められる？

DocLead はリード獲得自体が全プランで無制限です。プランの差は閲覧できるリード件数と資料数だけのため、まずは無料の範囲で資料送付の仕組み化から試せます。効果を実感してから有料プランへの切り替えを検討する進め方でも遅くありません。

営業の人手不足は、採用という1つの手段だけで解決しようとすると時間がかかりすぎます。原因を切り分け、削れる定型作業から着手し、削減できた時間を商談や既存顧客対応に振り向ける。この順番で進めれば、人を増やせない前提でも対応の質を落とさずに済みます。採用の可否にかかわらず、まず今日から手をつけられる資料送付の仕組み化から着手してみてください。