デイサービスの利用者を増やす方法｜資料配布で問い合わせ増

この記事の結論

デイサービスの利用者を増やすには、事業所の強み・空き状況・活動内容をまとめた資料をケアマネと家族の双方に配布する導線が効果的です。

稼働率が伸び悩んでいるデイサービスの管理者から、よく同じ悩みを聞きます。ケアマネジャーへの挨拶回りは続けているのに紹介につながらない、空きが出ても近隣に伝える手段がない、家族向けにアピールしたくても直接届ける方法がない。この3つが重なると、利用者数は横ばいのまま固定化してしまいます。

集客の一般論では「営業を強化する」「口コミを増やす」といった施策が並びますが、多くのデイサービスはすでにそれらに取り組んだうえで頭打ちになっています。本記事では、施策を増やすのではなく、すでにある事業所の情報を「資料」という形にまとめてケアマネと家族の両方に配布し、問い合わせにつなげる手順を解説します。

デイサービスの利用者が増えない理由

利用者が増えない背景には、デイサービス特有の情報の届き方があります。まず整理しておくと、施策自体が足りないのではなく、情報が「届く形」になっていないことが主な原因です。

デイサービスの利用は、本人や家族が直接申し込むケースよりも、担当ケアマネジャーが作成するケアプランを経由するケースが多くを占めます。そのためケアマネへの営業は欠かせませんが、多くの事業所が行っているのは名刺交換と挨拶程度の訪問にとどまります。挨拶回りだけでは、ケアマネの記憶に残るのはその場限りで、実際に利用者を検討する段階になったときに事業所名を思い出してもらえるとは限りません。

さらに、空きが出たタイミングの情報がケアマネに伝わっていないことも多くあります。定員に空きが出ても、それを近隣のケアマネへ都度連絡する仕組みがなければ、せっかくの空き枠が埋まらないまま次の月を迎えてしまいます。電話やFAXでの個別連絡は手間がかかり、担当者が忙しいと後回しにされがちです。

もう一つの盲点が、家族への直接的な訴求手段が乏しいことです。デイサービス選びは最終的にケアマネの提案を受けた家族が判断しますが、家族が事業所の雰囲気や活動内容を具体的にイメージできる情報を得る機会は限られています。パンフレットを作っていても、それを家族の手元に届ける導線がなければ、せっかく作った資料も活用されないままです。

これら3つの課題に共通するのは、「事業所の情報はあるのに、届けるべき相手に届く形になっていない」という点です。

もう一つ見落とされがちなのが、競合との差別化が伝わっていないという課題です。同じ地域内には複数のデイサービスが存在し、送迎エリアや利用条件が重なっていることも珍しくありません。ケアマネは限られた時間の中で複数の候補を比較検討するため、事業所の特徴が瞬時に伝わる情報がなければ、印象に残らないまま候補から外れてしまいます。挨拶回りの場では口頭で強みを説明できても、その場を離れた後にケアマネの手元に残る情報がなければ、後日の提案時に思い出してもらうことは難しくなります。

次のセクションでは、この課題を解決する準備として、配布する資料に何を盛り込むべきかを整理します。

資料配布の前に準備すること

資料を配って終わりにしないためには、配布前の準備が重要です。ここでは、資料に盛り込む内容と、配布先の整理という2つの準備を解説します。

資料に盛り込むべき3つの要素

デイサービスの資料には、事業所の強み・空き状況・活動内容の3つを必ず盛り込みます。それぞれ読み手が異なるため、内容の書き方にも工夫が必要です。

事業所の強みは、他の事業所との違いが伝わるように具体的に書きます。「アットホームな雰囲気」といった抽象的な表現だけでなく、看護師の配置人数や送迎対応エリアの範囲など、ケアプラン作成時に判断材料となる情報を数値や固有名詞で示すことが重要です。

空き状況は、ケアマネにとって最も実務的な関心事です。曜日ごとの空き枠が一目でわかる形にしておくと、ケアマネが利用者に提案する際にそのまま使える資料になります。

活動内容は、家族が「この事業所なら安心して任せられる」と感じられるように、写真やスケジュールを交えて具体的に書きます。専門用語を避け、初めてデイサービスを検討する家族にもわかる言葉でまとめることがポイントです。

配布先をケアマネと家族に分けて整理する

資料の骨子ができたら、配布先を整理します。ケアマネ向けには居宅介護支援事業所のリストを作り、定期的に訪問・連絡している事業所を優先します。家族向けには、地域包括支援センターの窓口や、家族が閲覧しやすいホームページ・SNSなど、資料にたどり着ける経路を用意しておきます。

同じ資料でも、ケアマネにはメールやFAXで直接送付し、家族にはホームページ経由で見てもらうといったように、配布経路を分けて考えておくと、後の手順がスムーズに進みます。

既存の資料を土台にする

新しく資料を一から作る必要はありません。多くの事業所には、指定申請時に用意した重要事項説明書や、見学者向けに配っているパンフレットがすでにあります。これらには事業所の基本情報や活動内容がまとまっているため、空き状況の項目を足すだけで、資料配布の導線に使える形に近づけられます。

重要事項説明書は制度上の説明を目的として作られているため、そのままではケアマネや家族にとって読みにくいことがあります。専門用語が多い部分を平易な言葉に置き換え、写真やレクリエーションの様子を加えるだけでも、配布用の資料としての完成度は大きく上がります。ゼロから作るよりも、すでにある資料に手を加えるほうが、着手のハードルは低くなります。

利用者を増やすための配布手順

準備が整ったら、実際に資料を配布して問い合わせにつなげる手順に進みます。ここでは5つのステップに分けて解説します。

ステップ1: 資料をPDFにまとめる

事業所の強み・空き状況・活動内容を1つのPDF資料にまとめます。すでにパンフレットや重要事項説明書がある場合は、それらの内容を土台にして、空き状況の項目を追加する形で作成すると着手しやすくなります。

紙のパンフレットをそのまま流用するのではなく、ケアマネが見る前提で情報の並び順を見直すことがポイントです。空き状況や強みを冒頭に置き、活動内容や施設の様子は後半にまとめると、忙しいケアマネでも短時間で必要な情報を把握できます。

ステップ2: 資料をダウンロードできる状態にする

PDFが完成したら、誰でもダウンロードできる状態にします。メールに添付して送るだけでは、誰が資料に関心を持ったのかが後から追えず、フォローのタイミングを逃してしまいます。

DocLeadのようなツールを使うと、作成したPDFをアップロードするだけでリード獲得フォーム付きの共有ページを発行できます。ケアマネや家族がそのページから資料をダウンロードすると、氏名・所属事業所名・連絡先といったリード情報を獲得・通知でき、CSVでの出力もできます。誰がいつ資料をダウンロードしたかがわかるため、関心が高いタイミングで連絡できるようになります。

ステップ3: ケアマネに資料のURLを送付する

居宅介護支援事業所のリストに沿って、資料のダウンロードページURLをメールやFAXで送付します。挨拶回りの際に紙のパンフレットを渡すだけでなく、その場でQRコードを提示してスマートフォンから資料にアクセスしてもらう方法も有効です。

空き状況は月によって変わるため、資料を更新したタイミングで再度URLを送付し、ケアマネの記憶を定期的に更新しておくことも欠かせません。挨拶回りの頻度を増やせない場合でも、URLの再送付であれば負担を抑えて接点を維持できます。

ステップ4: 家族向けにも同じ資料を展開する

ケアマネ向けに作った資料は、家族向けの窓口にも展開します。ホームページに資料ダウンロードページへのリンクを設置し、地域包括支援センターにもURLを共有しておくと、家族が自分で情報収集する段階から事業所の存在を知ってもらえます。

家族は複数のデイサービスを比較検討していることが多いため、活動内容が具体的にイメージできる資料であるほど、他事業所との比較で選ばれやすくなります。

ステップ5: ダウンロードした人に問い合わせのきっかけを用意する

資料の最後には、見学の案内や体験利用の申し込み先を明記しておきます。資料を読んで関心を持った家族やケアマネが、そのまま次のアクションに進めるようにしておくことが大切です。

資料をダウンロードした人がわかっていれば、しばらく反応がない場合に改めて空き状況を案内するなど、こちらから能動的にフォローすることもできます。ケアマネからの紹介は、家族が実際に見学や体験利用を申し込むまでに時間がかかることも多いため、途中で連絡が途切れないようにこちらから状況を確認する姿勢が、他事業所との差につながります。

差別化のポイント：既存の営業活動を置き換えるのではなく補強する

この配布導線は、ケアマネへの挨拶回りや家族対応をやめて置き換えるものではありません。すでに行っている営業活動の「記憶に残らない」「情報が更新されない」という弱点を補う位置づけで考えると、無理なく既存の業務に組み込めます。

多くの集客ノウハウは、SNS発信やチラシ配布、地域イベントへの参加といった新しい施策の追加を提案しますが、人手が限られるデイサービスの現場では、施策を増やすこと自体が負担になりがちです。本記事で紹介した手順は、新しい施策を増やすのではなく、すでにある事業所の情報を「資料」という形に整理し直し、既存の接点（挨拶回り・ホームページ・地域包括支援センターとの連携）に載せて配布するという考え方です。ゼロから何かを始めるのではなく、今ある接点の効果を底上げする施策として取り組みやすいのが特徴です。

つまずきポイント

資料配布の導線を作る過程で、いくつかの点でつまずきやすいので、あらかじめ押さえておきます。

まず多いのが、資料を作ったものの更新が続かないことです。空き状況は日々変わるものなので、更新のタイミングを決めておかないと、古い情報のまま配布し続けてしまい、かえって信頼を損ねる原因になります。月初など、更新のタイミングをあらかじめ職員間で決めておくと運用が続きやすくなります。

次に、ケアマネ向けと家族向けで同じ資料を使い回そうとして、どちらにも刺さらない内容になってしまうケースです。空き状況のような実務情報を家族向けの見やすい部分に大きく載せすぎると、家族にとっては読みにくい資料になります。前述の要素の書き分けを意識し、読み手ごとに情報の優先順位を変えることが重要です。

また、資料を配布して終わりにしてしまい、誰が関心を持ったかを追わないまま次の施策に移ってしまうこともよくあるつまずきです。ダウンロードした人が把握できる仕組みを用意しておかないと、せっかくの接点を活かせません。

さらに、資料のボリュームを増やしすぎてしまうことも起こりがちなつまずきです。事業所の強みを伝えたい気持ちが先行し、あれもこれもと情報を詰め込むと、忙しいケアマネや初めて検討する家族にとってはかえって読みにくい資料になります。1つの資料で伝える情報は、事業所の強み・空き状況・活動内容の3点に絞り、それ以上の詳細は問い合わせがあった際に個別に案内する形にとどめておくほうが、最後まで読んでもらいやすくなります。

配布のタイミングを誤ることもつまずきの一つです。年度替わりや長期休暇明けなど、ケアマネが新規のケアプラン作成に追われる時期は、資料に目を通す時間そのものが取りにくくなります。比較的落ち着いている時期を見計らって送付する、あるいは訪問時に直接手渡しするなど、配布のタイミングにも配慮すると資料が読まれる確率が上がります。

効率化のヒント

日々の業務が忙しい中で資料配布の運用を続けるには、いくつかの工夫が有効です。

資料の写真やレクリエーションの様子は、日常のケア記録や行事の際に撮影しておくと、資料作成のためだけに特別な時間を確保する必要がなくなります。職員が気づいたタイミングで素材を蓄積しておく仕組みを作っておくと、資料の更新も負担なく続けられます。

空き状況の更新は、シフト表や利用者名簿を作成するタイミングに合わせて資料に反映する運用にすると、二重管理の手間を減らせます。担当者を決めておき、月初の更新作業をルーティン化しておくと、更新漏れも防げます。

ケアマネへの資料送付も、挨拶回りのたびに一から作業するのではなく、送付先リストをテンプレート化しておくと、次月以降の送付作業を短時間で済ませられます。空き状況が変わった月だけ資料を差し替えて再送付する運用にしておけば、無理なく継続できます。

家族向けの窓口についても、地域包括支援センターの担当者に一度資料の存在を知らせておけば、その後は担当者が必要に応じて案内してくれるようになります。定期的な情報交換の機会に資料のURLを再共有しておくと、担当者が変わった場合にも情報が引き継がれやすくなります。

複数の職員で運用を分担できる場合は、資料作成・空き状況の更新・ケアマネへの送付を担当者ごとに分けておくと、特定の職員の負担に偏らずに継続できます。小規模な事業所で担当を分けにくい場合は、更新作業を月初の決まった曜日にまとめて行うようにするだけでも、都度の判断コストを減らせます。

資料をまとめる際の項目立てやレイアウトに迷う場合は、既存記事のホワイトペーパーの作り方7ステップ｜配布ページまで徹底解説も参考になります。介護施設全般の集客の考え方は介護施設の集客｜資料ダウンロード導線で問い合わせを増やす、訪問介護の事業所であれば訪問介護の利用者を増やす方法｜資料配布で問い合わせ増もあわせて参考にしてください。介護業界の集客全体像は介護業界の集客・利用者獲得ガイドにまとめています。

よくある質問

ケアマネへの挨拶回りはやめて資料配布に切り替えるべきですか。

やめる必要はありません。挨拶回りは事業所の顔を覚えてもらう機会として引き続き有効です。その場で資料のURLやQRコードを渡すことで、挨拶回りだけでは残らなかった情報を後からも参照してもらえるようになり、既存の営業活動を補強する形になります。

空き状況を毎月更新するのは負担が大きくありませんか。

シフト表や利用者名簿の作成タイミングに合わせて更新すれば、大きな追加作業にはなりません。更新担当者と更新日をあらかじめ決めておくことで、負担を抑えながら継続できます。

家族向けの資料とケアマネ向けの資料は分けて作るべきですか。

内容そのものを完全に分ける必要はありませんが、情報の並び順や強調するポイントは読み手ごとに調整するのがおすすめです。空き状況を前面に出すか、活動内容の写真を多めに載せるかを、配布先に応じて意識すると効果的です。

資料をダウンロードしてくれた人には、どのようにフォローすればよいですか。

ダウンロードのタイミングがわかっていれば、しばらく反応がない場合に空き状況の最新情報を案内するなど、関心が高いうちに連絡できます。連絡先の間違いを防ぐためにも、資料には問い合わせ先を明記しておきましょう。

小規模な事業所でもこの方法は実践できますか。

実践できます。資料作成や更新にかけられる時間が限られる小規模事業所こそ、一度作った資料を使い回して継続的に接点を作れる仕組みが有効です。まずは強み・空き状況・活動内容をまとめた資料を1本作るところから始めてみてください。