コワーキングスペースの集客方法｜資料配布で問い合わせ増

この記事の結論

コワーキングスペースの集客は、料金プラン・設備・法人利用プランをまとめた資料を配布し内覧前に検討材料を届ける導線が効果的です。

コワーキングスペースの運営者から、よく同じ相談を受けます。ポータルサイトに掲載しても問い合わせが伸びない、法人からのサテライトオフィス相談が増えない、内覧に来た人の多くがその場で決めずに帰ってしまう。この3つが重なると、稼働率はなかなか上がりません。

集客の一般論では「SNS発信を強化する」「ポータル掲載数を増やす」といった施策が並びますが、多くの運営者はすでにそれらに取り組んだうえで頭打ちになっています。本記事では、施策を増やすのではなく、料金プラン・設備・アクセス・利用シーンといった既存の情報を「資料」という形にまとめ、法人担当者とフリーランス双方の問い合わせにつなげる手順を解説します。

コワーキングスペースの集客が伸び悩む理由

集客が伸び悩む背景には、利用者が2種類存在するという特有の事情があります。まず整理しておくと、施策自体が足りないのではなく、それぞれの利用者に合った情報が届いていないことが主な原因です。

コワーキングスペースの利用者は、大きく法人担当者と個人フリーランスに分かれます。法人担当者はサテライトオフィスやチーム利用の契約を検討しており、稟議のために料金プラン・契約条件・セキュリティ設備を書面で確認したいと考えています。一方、個人フリーランスは内覧前に雰囲気や設備を把握したうえで、他のスペースと比較検討したいと考えています。この2つのニーズに対して同じポータル掲載ページだけで対応しようとすると、どちらの検討材料も中途半端になりがちです。

もう一つの課題が、内覧予約までのハードルです。ポータルサイト経由の問い合わせは競合スペースとの比較検討の途中で入ることが多く、内覧に来ても即決には至らないケースが目立ちます。内覧時に口頭で説明した料金プランや設備の詳細は、帰宅後に本人の記憶だけに頼ることになり、比較検討の途中で候補から外れてしまうことも珍しくありません。

さらに、法人からの問い合わせは個人利用者とは異なる情報を求めています。サテライトオフィスの導入担当者は、月額料金だけでなく、契約人数の変更条件・法人登記の可否・会議室の予約方法など、社内稟議に必要な情報をまとめて確認したいと考えています。この情報がまとまった形で提供されていないと、担当者は個別に問い合わせるか、情報が整理されている競合スペースに流れてしまいます。

これら3つの課題に共通するのは、「利用シーンごとに必要な情報が、まとまった形で届いていない」という点です。

次のセクションでは、この課題を解決する準備として、配布する資料に何を盛り込むべきかを整理します。

資料配布の前に準備すること

資料を配って終わりにしないためには、配布前の準備が重要です。ここでは、資料に盛り込む内容と、配布先の整理という2つの準備を解説します。

資料に盛り込むべき4つの要素

コワーキングスペースの資料には、料金プラン・設備・アクセス・利用シーンの4つを必ず盛り込みます。それぞれ読み手が異なるため、内容の書き方にも工夫が必要です。

料金プランは、法人契約の条件を特に具体的に書きます。「お問い合わせください」で済ませず、契約人数の変更条件や最低契約期間など、稟議で聞かれやすい情報を数値で示すことが重要です。

設備は、法人担当者にとって最も実務的な関心事です。Web会議用の防音ブースの数や会議室の予約方法が一目でわかる形にしておくと、チーム利用を検討する担当者がそのまま社内共有できる資料になります。

利用シーンは、個人フリーランスが「ここなら集中して作業できそうだ」と感じられるように、写真や座席レイアウトを交えて具体的に書きます。専門用語を避け、初めて利用を検討する人にもわかる言葉でまとめることがポイントです。

配布先を法人担当者と個人フリーランスに分けて整理する

資料の骨子ができたら、配布先を整理します。法人担当者向けには、近隣のスタートアップや支社設立を検討していそうな企業のリストを作り、営業時に直接送付する経路を用意します。個人フリーランス向けには、ポータルサイトの掲載ページやホームページ、SNSなど、資料にたどり着ける経路を確保しておきます。

同じ資料でも、法人担当者にはメールで直接送付し、個人にはポータルサイト経由で見てもらうといったように、配布経路を分けて考えておくと、後の手順がスムーズに進みます。

既存の資料を土台にする

新しく資料を一から作る必要はありません。多くの運営者には、内覧時に配っている案内チラシや、ポータルサイトに掲載している設備一覧がすでにあります。これらには基本情報がまとまっているため、法人契約の条件を足すだけで、資料配布の導線に使える形に近づけられます。

内覧用のチラシは来館者向けに作られているため、そのままでは法人担当者が稟議資料として使いにくいことがあります。契約条件や料金プランを表形式で整理し直すだけでも、配布用の資料としての完成度は大きく上がります。ゼロから作るよりも、すでにある資料に手を加えるほうが、着手のハードルは低くなります。

集客につなげる配布手順

準備が整ったら、実際に資料を配布して問い合わせにつなげる手順に進みます。ここでは5つのステップに分けて解説します。

1. 料金プラン・設備・アクセス・利用シーンを1つのPDF資料にまとめる
2. PDFをアップロードするだけで資料請求フォーム付きの共有ページを発行する
3. 個人フリーランス向けにポータルサイトやSNSから資料請求ページへ誘導する
4. 法人担当者向けに営業メールへ資料請求ページのURLを添えて送付する
5. 資料請求した人に内覧予約のきっかけを用意する

ステップ1: 資料をPDFにまとめる

料金プラン・設備・アクセス・利用シーンを1つのPDF資料にまとめます。すでに内覧用チラシやポータル掲載情報がある場合は、それらの内容を土台にして、法人契約条件の項目を追加する形で作成すると着手しやすくなります。

紙のチラシをそのまま流用するのではなく、法人担当者が稟議資料として使う前提で情報の並び順を見直すことがポイントです。料金プランと契約条件を冒頭に置き、利用シーンの写真は後半にまとめると、忙しい担当者でも短時間で必要な情報を把握できます。

ステップ2: 資料をダウンロードできる状態にする

PDFが完成したら、誰でもダウンロードできる状態にします。メールに添付して送るだけでは、誰が資料に関心を持ったのかが後から追えず、フォローのタイミングを逃してしまいます。

DocLeadのようなツールを使うと、作成したPDFをアップロードするだけでリード獲得フォーム付きの共有ページを発行できます。法人担当者やフリーランスがそのページから資料をダウンロードすると、氏名・会社名・連絡先といったリード情報を獲得できます。誰がいつ資料をダウンロードしたかがわかるため、関心が高いタイミングで内覧を案内できるようになります。

ステップ3: 個人フリーランス向けに資料請求ページを展開する

ポータルサイトの掲載ページやホームページ、SNSのプロフィール欄に、資料請求ページへのリンクを設置します。内覧予約フォームの前段に資料請求ページを挟むことで、内覧前に料金プランや設備を確認したい人が気軽にアクセスできる導線になります。

個人フリーランスは複数のコワーキングスペースを比較検討していることが多いため、利用シーンが具体的にイメージできる資料であるほど、他スペースとの比較で選ばれやすくなります。

ステップ4: 法人担当者に資料のURLを送付する

サテライトオフィスやチーム利用を検討していそうな企業のリストに沿って、資料請求ページのURLを営業メールに添えて送付します。飛び込み営業や商談の際に紙の資料を渡すだけでなく、その場でQRコードを提示してスマートフォンから資料にアクセスしてもらう方法も有効です。

料金プランや空き座席数は変わることがあるため、資料を更新したタイミングで再度URLを送付し、担当者の記憶を定期的に更新しておくことも欠かせません。

ステップ5: 資料請求した人に内覧予約のきっかけを用意する

資料の最後には、内覧予約や体験利用の申し込み先を明記しておきます。資料を読んで関心を持った法人担当者や個人が、そのまま次のアクションに進めるようにしておくことが大切です。

資料をダウンロードした人がわかっていれば、しばらく反応がない場合に改めて空き座席状況を案内するなど、こちらから能動的にフォローすることもできます。法人契約は稟議に時間がかかることも多いため、途中で連絡が途切れないようにこちらから状況を確認する姿勢が、他スペースとの差につながります。

差別化のポイント：ポータル依存から自社導線への切り替え

この資料配布の導線は、ポータルサイトへの掲載をやめて置き換えるものではありません。ポータル経由の問い合わせは比較検討の一手段として引き続き有効ですが、掲載ページだけでは法人担当者が稟議に必要な情報まで網羅できないという弱点があります。資料請求フォームを自社の導線として持つことで、ポータルに依存しない問い合わせ経路を確保できます。

多くの集客ノウハウは、SNS発信の強化やイベント開催といった新しい施策の追加を提案しますが、少人数で運営しているコワーキングスペースの現場では、施策を増やすこと自体が負担になりがちです。本記事で紹介した手順は、新しい施策を増やすのではなく、すでにある事業所の情報を「資料」という形に整理し直し、既存の接点(ポータル掲載・営業メール・SNS)に載せて配布するという考え方です。ゼロから何かを始めるのではなく、今ある接点の効果を底上げする施策として取り組みやすいのが特徴です。

つまずきポイント

料金プランと設備をまとめた資料の運用では、法人担当者と個人フリーランスという2つの読み手を意識するほど、次のような点でつまずきやすくなります。

まず多いのが、資料を作ったものの更新が続かないことです。料金プランや空き座席数は変わるものなので、更新のタイミングを決めておかないと、古い情報のまま配布し続けてしまい、かえって信頼を損ねる原因になります。月初など、更新のタイミングをあらかじめ決めておくと運用が続きやすくなります。

次に、法人担当者向けと個人フリーランス向けで同じ資料を使い回そうとして、どちらにも刺さらない内容になってしまうケースです。契約条件のような実務情報を個人向けの見やすい部分に大きく載せすぎると、フリーランスにとっては読みにくい資料になります。前述の要素の書き分けを意識し、読み手ごとに情報の優先順位を変えることが重要です。

また、資料を配布して終わりにしてしまい、誰が関心を持ったかを追わないまま次の施策に移ってしまうこともよくあるつまずきです。ダウンロードした人が把握できる仕組みを用意しておかないと、せっかくの接点を活かせません。

さらに、資料のボリュームを増やしすぎてしまうことも起こりがちなつまずきです。設備や実績を伝えたい気持ちが先行し、あれもこれもと情報を詰め込むと、忙しい法人担当者や初めて検討する個人にとってはかえって読みにくい資料になります。1つの資料で伝える情報は、料金プラン・設備・アクセス・利用シーンの4点に絞り、それ以上の詳細は問い合わせがあった際に個別に案内する形にとどめておくほうが、最後まで読んでもらいやすくなります。

配布のタイミングを誤ることもつまずきの一つです。年度替わりや期末など、法人が新規契約の稟議を通しにくい時期は、資料に目を通す時間そのものが取りにくくなります。比較的余裕のある時期を見計らって送付する、あるいは商談時に直接手渡しするなど、配布のタイミングにも配慮すると資料が読まれる確率が上がります。

効率化のヒント

日々の運営が忙しい中で資料配布の運用を続けるには、いくつかの工夫が有効です。

資料の写真や座席レイアウトは、日常の運営や設備入れ替えのタイミングで撮影しておくと、資料作成のためだけに特別な時間を確保する必要がなくなります。スタッフが気づいたタイミングで素材を蓄積しておく仕組みを作っておくと、資料の更新も負担なく続けられます。

料金プランの更新は、契約管理や請求業務のタイミングに合わせて資料に反映する運用にすると、二重管理の手間を減らせます。担当者を決めておき、月初の更新作業をルーティン化しておくと、更新漏れも防げます。

法人担当者への資料送付も、商談のたびに一から作業するのではなく、送付先リストをテンプレート化しておくと、次月以降の送付作業を短時間で済ませられます。料金プランが変わった月だけ資料を差し替えて再送付する運用にしておけば、無理なく継続できます。

複数のスタッフで運用を分担できる場合は、資料作成・料金プランの更新・法人担当者への送付を担当者ごとに分けておくと、特定のスタッフの負担に偏らずに継続できます。小規模なスペースで担当を分けにくい場合は、更新作業を月初の決まった曜日にまとめて行うようにするだけでも、都度の判断コストを減らせます。

法人利用の訴求という観点では、レンタルスペース集客｜資料配布で問い合わせ増も同じ資料配布の考え方を扱っており参考になります。稼働率向上という切り口ではコインパーキング集客｜土地オーナー提案の資料活用、宿泊業の法人利用という切り口では旅館の集客｜OTA依存を脱する資料導線もあわせて参考にしてください。スペース・宿泊業全体の集客の考え方は、スペース・宿泊集客 完全ガイドで整理していますので、あわせてご覧ください。

よくある質問

ポータルサイトへの掲載はやめて資料配布に切り替えるべきですか。

やめる必要はありません。ポータル掲載は比較検討の入口として引き続き有効です。掲載ページから資料請求ページへ誘導することで、掲載ページだけでは伝えきれなかった契約条件や設備の詳細を届けられるようになり、既存の集客活動を補強する形になります。

法人担当者と個人フリーランス向けの資料は分けて作るべきですか。

内容そのものを完全に分ける必要はありませんが、情報の並び順や強調するポイントは読み手ごとに調整するのがおすすめです。契約条件を前面に出すか、座席の雰囲気の写真を多めに載せるかを、配布先に応じて意識すると効果的です。

料金プランを毎月更新するのは負担が大きくありませんか。

契約管理や請求業務のタイミングに合わせて更新すれば、大きな追加作業にはなりません。更新担当者と更新日をあらかじめ決めておくことで、負担を抑えながら継続できます。

資料をダウンロードしてくれた人には、どのようにフォローすればよいですか。

ダウンロードのタイミングがわかっていれば、しばらく反応がない場合に空き座席の最新情報を案内するなど、関心が高いうちに連絡できます。連絡先の間違いを防ぐためにも、資料には問い合わせ先を明記しておきましょう。

小規模なコワーキングスペースでもこの方法は実践できますか。

実践できます。資料作成や更新にかけられる時間が限られる小規模スペースこそ、一度作った資料を使い回して継続的に接点を作れる仕組みが有効です。まずは料金プラン・設備・アクセス・利用シーンをまとめた資料を1本作るところから始めてみてください。